Mit Aufgaben beginnen, nicht mit Freigaben
Eine neue Mitarbeiterin soll Anreisen bearbeiten. Der einfachste Weg wäre, ihr denselben Zugang wie der Betriebsleitung zu geben. Damit erhielte sie jedoch möglicherweise auch Funktionen, die für ihre Arbeit keine Rolle spielen. Eine bessere Ausgangsfrage lautet: Welche konkreten Aufgaben muss sie selbstständig erledigen können?
Schreiben Sie diese Aufgaben zunächst auf. Rezeption, Housekeeping, Buchhaltung und Eigentümer haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse. Auch innerhalb einer kleinen Organisation müssen nicht alle Personen dieselben Einstellungen verändern können. Ziel ist ein Arbeitsablauf, der funktioniert und zugleich unnötige Zugriffe vermeidet.
Eine Rollenmatrix als Gesprächsgrundlage verwenden
Das BSI beschreibt mit dem Erforderlichkeitsprinzip einen grundlegenden Ansatz: Berechtigungen richten sich nach den tatsächlich benötigten Aufgaben. Dazu gehören geregelte Vergabe, Änderungen und Entzug. Für Ihren Betrieb können Sie daraus eine überschaubare Rollenübersicht entwickeln.
Die folgende Matrix ist ein organisatorisches Beispiel. Sie beschreibt Prüfbedarf und keine garantierten Berechtigungsoptionen eines bestimmten PMS. Ob sich jede gewünschte Trennung technisch abbilden lässt, muss anhand der eingesetzten Module und Rollen geprüft werden.
| Rolle | Typische Arbeit | Besonders zu prüfende Grenze |
|---|---|---|
| Rezeption | Anreisen und Buchungen bearbeiten | Welche Preis-, Zahlungs- und Einstellungsänderungen sind nötig? |
| Housekeeping | Einheiten und Aufgaben finden; Arbeit rückmelden | Welche Gästeinformationen werden dafür wirklich gebraucht? |
| Buchhaltung | Abrechnungen und Zahlungen bearbeiten | Sind Änderungen an Verfügbarkeiten erforderlich? |
| Eigentümer | Vereinbarte Auswertungen einsehen | Welche Objekte und Berichte gehören zum Aufgabenbereich? |
| Administration | Benutzer und Systemeinrichtung verwalten | Wer darf Zugänge vergeben und wer vertritt diese Person? |
Den ersten Arbeitstag anhand eines Beispiels prüfen
Legen Sie für neue Mitarbeitende eine kurze Aufgabenkarte an. Darauf stehen Rolle, zuständige Führungsperson und notwendige Arbeitsschritte. Anschließend wird der Zugang eingerichtet und gemeinsam mit einem unkritischen Beispiel getestet.
Ein fiktives Beispiel: Eine Aushilfe arbeitet samstags an der Rezeption. Sie soll Anreisen finden, den aktuellen Buchungsstand erkennen und vereinbarte Informationen ergänzen. Sie muss keine Benutzer anlegen. Im Test wird geprüft, ob ihre Aufgaben möglich sind und ob weitergehende Funktionen unnötig zugänglich wären.
Fehlt eine Berechtigung, geben Sie nicht vorsorglich sämtliche Rechte frei. Halten Sie den blockierten Arbeitsschritt fest und klären Sie die passende Einstellung. Falls das System die gewünschte Trennung nicht unterstützt, entscheiden Sie bewusst über einen organisatorischen Ersatz, etwa eine Rückfrage an die zuständige Leitung.
Vertretungen mit einem Endpunkt versehen
Urlaub und Krankheit führen häufig zu vorübergehend erweiterten Aufgaben. Dokumentieren Sie für eine Vertretung, welche zusätzliche Tätigkeit übernommen wird, wer dies freigibt und wann der Bedarf endet. Falls keine automatische Befristung verfügbar ist, gehört die Rücknahme als konkreter Termin in die Arbeitsorganisation.
Ein kurzer Vermerk genügt: Person, Vertretungsaufgabe, zusätzliche Freigabe, verantwortliche Person und Rücknahmedatum. Die Anzahl solcher Ausnahmen sollte überschaubar bleiben. Werden dieselben Sonderrechte ständig benötigt, passt möglicherweise die grundsätzliche Rollenbeschreibung nicht mehr zum tatsächlichen Betrieb.
Trennen Sie außerdem Vertretung von geteilten Passwörtern. Google empfiehlt für seine Administratorkonten eindeutig zugeordnete Zugänge. Das ist eine sinnvolle allgemeine Orientierung auch für die Kontenorganisation im Hotel. Welche Sicherheitsfunktionen im einzelnen Dienst verfügbar sind, prüfen Sie jeweils gesondert.
Beim Austritt alle betroffenen Systeme mitdenken
Ein ausgeschiedenes Teammitglied hatte möglicherweise nicht nur einen PMS-Zugang. Denken Sie auch an Buchungsportale, gemeinsame Postfächer, Schließsysteme, mobile Geräte und externe Dienstleisterkonten. Eine Liste der verwendeten Systeme erleichtert die vollständige Übergabe.
Planen Sie den Entzug passend zum vereinbarten Ende der Tätigkeit. Prüfen Sie zuvor, welche offenen Aufgaben oder Dokumente übernommen werden müssen. Deaktivieren oder entfernen Sie Zugänge entsprechend dem vorgesehenen Verfahren des jeweiligen Systems. Die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen ist davon getrennt zu behandeln.
- Offene Aufgaben und zuständige Nachfolge dokumentieren.
- Persönliche Zugänge in allen betroffenen Diensten prüfen.
- Temporäre Freigaben und Zugangsberechtigungen zurücknehmen.
- Betriebliche Geräte und Schlüssel im Übergabeprozess berücksichtigen.
- Nach Abschluss mit einer verantwortlichen Person kontrollieren, ob etwas offen blieb.
Berechtigungen im laufenden Betrieb nachhalten
In my-bookings können Benutzer und Rechte anhand von Aufgabe und Verantwortung eingerichtet werden. Welche Menüs, Funktionen und Arbeitsbereiche sich konkret abgrenzen lassen, hängt von den verwendeten Rollen und Modulen ab. Lassen Sie die vorgesehenen Tätigkeiten bei der Einrichtung durchspielen, einschließlich der Arbeit mit der PromaApp.
Planen Sie anschließend eine kurze wiederkehrende Durchsicht. Ein selbst gewählter Termin pro Quartal kann für einen kleinen Betrieb ein praktikabler Ausgangspunkt sein; personelle Änderungen werden unabhängig davon sofort bearbeitet. Vergleichen Sie die aktuelle Teamliste mit den vorhandenen Zugängen und offenen Vertretungen.
Das Ergebnis sollte eine kleine, eindeutige Aufgabenliste sein: Zugang anpassen, nicht mehr benötigte Rechte entziehen oder eine Rollenbeschreibung korrigieren. So bleibt die Rechteverwaltung Teil des normalen Betriebs und wird nicht erst dann sichtbar, wenn eine Person versehentlich etwas ändern konnte.
