Zwischen Abreise und Anreise liegt eine Übergabe
Am Wechseltag laufen mehrere Aufgaben gleichzeitig: Ein Gast reist später ab, ein Apartment braucht zusätzliche Wäsche, die nächste Anreise steht bereits vor der Tür. Das Team benötigt deshalb mehr als eine Liste mit Zimmernummern. Es muss erkennen, welche Einheit Vorrang hat, wer verantwortlich ist und welche Information noch fehlt.
Ein guter Tagesplan trennt die geplante Reinigung vom tatsächlichen Zustand vor Ort. Eine Unterkunft kann laut Buchung frei sein und trotzdem noch nicht für den nächsten Gast bereitstehen. Genau diese Übergänge sollten Rezeption, Reinigung und verantwortliche Leitung gemeinsam festlegen.
Den Tagesplan nach Zeitfenstern aufbauen
Beginnen Sie mit den Abreisen und Anreisen des Tages. Ergänzen Sie Bleiberreinigungen, vereinbarte Zusatzaufgaben und bekannte Besonderheiten. Priorisieren Sie zuerst jene Einheiten, deren verfügbare Zeit knapp ist. Eine große Wohnung mit früher Anreise braucht möglicherweise früher Aufmerksamkeit als ein kleines Zimmer ohne Folgebelegung.
Airbnb empfiehlt für schnelle Gästewechsel unter anderem eine wiederkehrende Checkliste, zusätzliche Wäsche und eine Vertretung für Reinigung oder Wartung. Für den eigenen Betrieb wird daraus ein konkreter Vorbereitungsschritt: Material und Vertretung werden vor dem arbeitsreichen Zeitfenster geklärt.
- Abreise und nächste vereinbarte Anreise je Einheit prüfen.
- Verspätete Abreisen und zugesagte frühe Anreisen kenntlich machen.
- Zuständige Person und Vertretung für jede dringende Einheit festlegen.
- Wäsche, Verbrauchsmaterial und notwendige Schlüssel vor Arbeitsbeginn bereitstellen.
- Bekannte Schäden oder Zusatzaufgaben vor der Reinigung übergeben.
Vier betriebliche Zustände eindeutig beschreiben
Definieren Sie im Team, was die Begriffe bedeuten. Ein einfaches betriebliches Modell ist: noch belegt, zur Reinigung bereit, Reinigung abgeschlossen, für Gäste freigegeben. Das sind vorgeschlagene Prozesszustände, keine Zusage bestimmter Schaltflächen in einer Software. Entscheidend ist, dass niemand aus einer ungenauen Rückmeldung eine voreilige Freigabe ableitet.
Vereinbaren Sie besonders, wer die letzte Entscheidung trifft. Bei kleinen Betrieben kann eine Person reinigen und kontrollieren. Bei größeren Teams kann eine zweite Person die Kontrolle übernehmen. In beiden Fällen muss klar sein, ob mit der Fertigmeldung auch die Kontrolle gemeint ist.
| Übergabe | Was geklärt sein sollte |
|---|---|
| Rezeption → Reinigung | Gast abgereist, Einheit zugänglich, nächste Anreise bekannt. |
| Reinigung → Verantwortliche Person | Arbeit abgeschlossen; Schäden, fehlendes Material oder offene Aufgaben genannt. |
| Verantwortliche Person → Gästeservice | Einheit kontrolliert und freigegeben oder konkrete Rückfrage offen. |
Die PromaApp in diesen Ablauf einbinden
Die PromaApp bietet im Zusammenspiel mit einem kompatiblen PMS Ansichten für Anreisen, Abreisen und Bleiber. In Verbindung mit my-bookings können Mitarbeitende relevante Buchungs- und Reinigungsinformationen unterwegs einsehen und Arbeitsstände zurückmelden. Welche Informationen sichtbar sind, hängt von Einrichtung und Berechtigungen ab.
Die App ist für Android sowie iPhone und iPad erhältlich. Stimmen Sie Zugang und Einbindung vor dem Einsatz mit dem Support ab. Für aktuelle Änderungen und Rückmeldungen benötigen Sie eine Internetverbindung. Ein sauberer Ablauf braucht deshalb auch eine vereinbarte Kontaktmöglichkeit, falls am Standort gerade keine Verbindung verfügbar ist.
Führen Sie das Team an einer Beispielbuchung durch den vollständigen Ablauf: richtige Einheit finden, Abreise prüfen, Aufgabe erledigen und Rückmeldung geben. Eine erledigte Reinigung in der App ersetzt keine Kontrolle des tatsächlichen Zustands. Auch ein Schaden sollte über den dafür vereinbarten Weg an die zuständige Person gelangen.
Beispiel: drei Einheiten, zwei Anreisezeiten
Ein fiktiver Tagesplan umfasst Apartment Gartenblick mit Anreise um 14 Uhr, Studio Stadtblick um 16 Uhr und Zimmer Hofseite ohne neue Anreise. Gartenblick benötigt zusätzlich ein vorbereitetes Schlafsofa. Alle Zeiten und Einheiten sind frei gewählte Beispielwerte.
Das Team beginnt nach bestätigter Abreise mit Gartenblick und prüft die zusätzliche Bettwäsche gleich zu Beginn. Fehlt sie, wird dies sofort gemeldet. Stadtblick folgt entsprechend der verfügbaren Kapazität. Hofseite bleibt im Plan, erhält aber keinen Vorrang allein deshalb, weil es auf der Liste zuerst erscheint.
Kommt eine Abreiseänderung hinzu, aktualisiert die verantwortliche Person die Reihenfolge und informiert die Betroffenen. So muss nicht jedes Teammitglied selbst aus mehreren Nachrichten rekonstruieren, welcher Plan aktuell gilt.
Mit einer kurzen Abschlusskontrolle enden
Legen Sie wenige eindeutig prüfbare Punkte fest: Betten und Bad vorbereitet, vereinbartes Zubehör vorhanden, sichtbare Schäden geklärt, Fenster und Zugang geprüft. Ergänzen Sie Besonderheiten Ihrer Unterkunft, ohne die Tagesliste mit seltenen Grundreinigungsaufgaben zu überladen. Diese erhalten einen eigenen Plan.
Am Ende des Tages prüfen Sie offene Einheiten und wiederkehrende Hindernisse. Fehlende Wäsche verlangt eine andere Lösung als unklare Abreiseinformationen. Reinigungslisten und PromaApp helfen, Informationen zusammenzuführen. Den größten Nutzen entfalten sie, wenn Zuständigkeiten, Rückmeldungen und Freigabe im Team dieselbe Bedeutung haben.
