Der Wechsel braucht ein überprüfbares Ziel
Ein Zugang zum neuen PMS ist ein erster Schritt. Betriebsbereit ist das System erst, wenn das Team damit die eigenen Aufgaben zuverlässig erledigen kann. Für einen Wechsel sollten deshalb nicht nur ein Startdatum, sondern auch klare Abnahmekriterien vereinbart werden.
Halten Sie fest, welche Informationen übernommen werden, welche im bisherigen System zugänglich bleiben und welche neu aufgebaut werden. Ein vollständiger Import aller historischen Daten ist nicht automatisch notwendig oder möglich. Datenformat, Qualität und verfügbare Exportmöglichkeiten müssen vor der Zusage einer Übernahme geprüft werden.
1. Den Umfang der Datenübernahme beschreiben
Erstellen Sie gemeinsam mit der zuständigen Ansprechperson eine Übersicht der Datenbestände. Trennen Sie zukünftige Buchungen von bereits abgeschlossenen Aufenthalten. Erfassen Sie außerdem offene Beträge, Anzahlungen, Zimmerzuordnungen und Informationen, die das Team für anstehende Anreisen benötigt.
Als technisches Beispiel zeigt die Importdokumentation von Oracle OPERA Cloud, dass Pflichtfelder, eindeutige Kennungen und Beziehungen zwischen Datensätzen vor einem Import geprüft werden müssen. Die konkreten Anforderungen gelten für Oracle. Für Ihren Wechsel folgt daraus die praktische Frage, welche Regeln das Zielsystem tatsächlich verlangt.
| Datenbereich | Vorab zu klärende Frage |
|---|---|
| Einheiten und Kategorien | Welche Bezeichnung und Kennung gilt künftig? |
| Zukünftige Buchungen | Welche Aufenthalte, Status und Zuordnungen werden übernommen? |
| Anzahlungen und offene Beträge | Welche Werte werden wie nachvollziehbar abgeglichen? |
| Gäste- und Firmenkontakte | Welche Daten werden benötigt; wie werden doppelte Einträge behandelt? |
| Historische Unterlagen | Wo bleiben sie zugänglich, und wer betreut diesen Zugang? |
2. Eine kleine, schwierige Stichprobe wählen
Prüfen Sie nicht ausschließlich eine gewöhnliche Einzelbuchung. Wählen Sie zusätzlich einen Aufenthalt über den Wechseltermin, eine Buchung mit Anzahlung, eine geänderte Reservierung, eine Stornierung und eine Buchung mit mehreren Einheiten. Solche Fälle zeigen früh, ob Daten richtig verstanden werden.
Erstellen Sie dazu ein Prüfblatt mit Ausgangswert, erwartetem Zielwert und Ergebnis. Vergleichen Sie Anreise, Abreise, Einheit, Personenanzahl, Betrag und Status. Werden Felder bewusst nicht übernommen, gehört diese Entscheidung ebenfalls ins Prüfblatt. Ein leeres Feld darf nicht unbemerkt als erfolgreiche Übernahme gelten.
Ein fiktives Beispiel: Von 120 zukünftigen Buchungen haben acht eine Anzahlung und drei einen Zimmerwechsel. Diese Beispielzahlen sind keine typische Betriebsgröße. Sie zeigen, warum die Gesamtanzahl allein nicht genügt: Auch die besonderen Fälle und ihre Beträge müssen stimmen.
3. Schnittstellen als eigene Arbeitspakete behandeln
Der übernommene Belegungsplan ist nur ein Teil des Starts. Verkaufskanäle, Buchungsstrecke, Gästekommunikation und gegebenenfalls Schließsysteme benötigen jeweils einen abgestimmten Übergang. Legen Sie je Verbindung eine verantwortliche Person und einen Test fest.
Booking.com unterscheidet in seiner Schnittstellendokumentation unter anderem Preise und Verfügbarkeiten sowie neue, geänderte und stornierte Buchungen. Prüfen Sie deshalb mehr als den Eingang einer Testreservierung. Zu einer Abnahme gehören auch Änderungen und Stornierungen sowie die korrekte Zuordnung von Kategorien und Raten.
Vereinbaren Sie mit den beteiligten Anbietern, welches System ab welchem Zeitpunkt führend ist. Unkoordinierte Änderungen in zwei Systemen schaffen Unklarheit. Testbuchungen und Tests an realen Verkaufskanälen müssen ausdrücklich abgestimmt sein, damit weder Gäste noch verfügbare Zimmer unbeabsichtigt betroffen sind.
4. Den Umschalttag schriftlich planen
Wählen Sie ein Zeitfenster, in dem verantwortliche Personen erreichbar sind. Vor dem Start werden ein aktueller Export, die offenen Punkte und die Änderungen seit dem Probelauf geprüft. Anschließend folgen die vereinbarten Schritte in einer festen Reihenfolge.
Eine Sicherung allein ist noch kein Wiederanlaufplan. Das BSI behandelt beim Thema Datensicherung auch die Wiederherstellung und deren Erprobung. Klären Sie daher mit Ihren Anbietern, welche Rückkehr- oder Ersatzmöglichkeiten tatsächlich bestehen. Ein Zurückschalten darf nicht spontan erfolgen, wenn inzwischen neue Buchungen oder Zahlungen verarbeitet wurden.
- Zeitpunkt und Zuständigkeit für den letzten Datenabgleich festhalten.
- Änderungen seit der Probeübernahme nachvollziehen.
- Führendes System und Reihenfolge der Verbindungen bestätigen.
- Go-/No-Go-Entscheidung anhand offener kritischer Fehler treffen.
- Kontaktweg und Vorgehen bei einer Störung für den ersten Betriebstag bereithalten.
5. Mit dem Team den ersten Arbeitstag durchspielen
Lassen Sie Rezeption, Buchhaltung und Housekeeping je einen typischen Vorgang durchführen. Können sie eine Anreise finden, eine Änderung nachvollziehen, einen offenen Betrag erkennen und die benötigte Tagesübersicht erstellen? Notieren Sie fehlende Kenntnisse getrennt von technischen Fehlern.
Bei my-bookings beginnt die Einführung mit dem Blick auf Ihren Betrieb. Datenübernahme, Schnittstellen, Einrichtung und Schulung werden passend zum vereinbarten Umfang vorbereitet. Welche Altdaten übernommen werden können und welche Zusatzleistungen nötig sind, wird vorab geklärt.
Nach dem Start lohnt sich ein kurzer täglicher Abgleich der kritischen Abläufe, bis das Team sicher arbeitet. Dokumentieren Sie Abweichungen mit konkreter Buchungsreferenz über den vereinbarten geschützten Supportweg. Eine sachliche Fehlerliste lässt sich wesentlich schneller bearbeiten als die allgemeine Meldung, dass etwas nicht passt.
